Omnifocus是Mac上时间管理软件中的神器，之前一直就听说过，但是直到最近买了macbook pro才真正有机会去使用，但是马上我就发现Omnifocus的学习成本真的相当的高，看了很多教程，终于有点熟悉起来，今天就对这几天看的教程做一个简单的总结。
要使用好Omnifocus的话，首先肯定还是要熟悉GTD的工作流程： 这是在网上找到的几张GTD workflow图
因为没有仔细看过GTD的书籍，所以从流程图上看GTD的过程应该是这样的：
收集(Collect): 把所有需要被记住或被执行的事情，都存放到一个“水桶（Inbox）”里面。把脑子里所有这样的碎片都倒出来放在一个安全可靠的地方留待随后整理，这样大脑就可以时刻保持“空空如也”的无压力状态了。最朴素的收集工具，就是我们办公桌上常见的“便签”或iPhone里面的“记事本”了。记得 Inbox 要定期清空，否则堆积如山就失去意义了。
处理(Process): 处理 Inbox 需要一个严谨的过程。要判断 “它是否需要去做？”—不需要的话，将它丢弃(Trash)/作为资料存档(Refenrence)/留待时机成熟再说(Someday/Maybe)。需要去做的话，立即去做(2分钟可以搞定）/委托给别人(Delegate)/延期处理(Defer)。处理一定要进行的及时、彻底，才能让整个工作流顺畅运转。
组织(Organize):组织是一个动态发展的持续过程，主要形式是建立和管理若干的 List 用于执行的参考。建立“项目(Projects)”让我们有条理的处理事情；制定“下一步行动(Next Action)”便于清晰的找到可 执行的目标；“等待(Waiting for)”需要我们给予关注和跟踪；“将来/可能(Someday/Maybe)”则需要定期回顾。Omnifocus 丰富的快捷键让“组织”的过程相当便捷高效，这个我们随后会讨论。
检查(Review):计划不如变化快，面对时刻变化的目标，我们需要经常的进行“检查”。至少一周进行一次定期“检查”，才能让我们的“项目和行动列表”与不断变换的环境保持一致。Omnifocus for iPad 的 Review 功能十分惊艳，据说很快也将移植到其他版本中去。
做(Do): 不去“做”的 GTD 都是纸上谈兵，有了之前几个步骤的实现，剩下的就是放松大脑，专注的去把手头的事情做好了！
了解了GTD的流程后，就需要通过OmniFocus来完成任务管理了，因为OmniFocus的中文教程很少，而且大多数的教程还是OmniFocus1的（我下载时候版本为OmniFocus2，不过区别不是很大）。
进入OmniFocus2的界面是这样的：
这里的界面已经被我稍微调整过了。
作为初初学者，一开始我是从几个概念开始了解的： （1）Index 收件箱：这是最好理解的一个概念，就是GTD流程中存方法所有事件的一个盒子。 （2）Project 项目：关于项目这个概念比较重要的是如何对Project进行分类，再参考了很多教程之后，我觉得这个样的分类还是比较好的。
Work文件夹：所有和工作有关的事情
Administrative Tasks：日常行政工作，比如报销、申请加班等等 Single Actions：单个行动的集合，比如拿快递，刻录资料盘，填写申请表等等 Function 1、2、3：按照职能划分的文件夹 Project 1、2、3：每个职能下面的项目 Someday/Maybe：目前不需要做的工作 Personal文件夹：所有个人的事情
Shopping List: 购物列表 Review：所有想要复习的工作，包括阅读，语言的学习等等，该文件夹的所有任务按照艾宾浩斯记忆曲线重复 Ritual文件夹：所有日常重复的项目以及回顾的项目
Template：模板文件夹
（3）Context 情景（又译为上下文） 比较常见的情景分类是分为Place、Tools、People，情景的含义是指在完成某个任务时所依赖或者限制条件，比如发送邮件和完成PPT两个任务都需要在Mac下完成。根据限制条件又分为地点、工具和人物几类。不过在一篇参考教程中，我觉得他得处理方式更加值得借鉴。
对于情境的设置，我没有按照传统GTD方法那样按照地点和工具来设置，一是因为omnifocus只能设置一个情境的原则，第二也是最重要的，经过半年的实践，我发现传统的设置方法让情境的功能彻底失效了，只是成为了一个摆设。当我在面对一堆待办事项的时候，我是根据情境来选择做什么吗？不是，因为同一情境内的任务还是没有优先等级（没有明确的优先级可以看成是Omnifocus的一个缺点，却也为灵活的定制系统创造了条件），过去当我到公司时，我发现我有15个任务情境都是“Office”，而我压根不知道应该先完成哪一个，于是我又要用脑子再思考他们的优先级。这样相当于什么问题都没有解决。
将情境作为“能做这件事的时间/精力条件”，每个情境都对应唯一的时间/或状态，一是避免陷入多情境的两难境地，二是将事物的优先级列出来，甚至将该优先级对应到具体的时间段，弥补了Omnifocus无法设置优先级的缺陷。
Office - 所有在公司完成的行动
Important-最高优先级，指无论任务需要多少时间完成，一到公司立刻执行 Deep Time-需要沉下心来防止他人打扰的工作（使用番茄工作法） Email Time-处理邮件 Chores Time-在每天1：00-2：00pm集中处理10min中以内的任务 Noon Break-午休时可以完成的工作（也可以是某些私事） 我将工作日的上午用来处理“Important”的工作，这些通常是紧急或者重要的任务，哪怕是填写一份快递单，影印一份资料，只要标明important，就必须优先完成。Deep time是用来处理那些需要大块时间（50min）且需要高度注意力的工作，我会安排在上午（没有important项目的情况下）以及下午2点到5点之间，这时候精力通常都比较充沛。Chores Time是指下午开始的第一个小时，这个时候人很容易疲惫，用来处理那种需要跑跑腿，沟通，10min以内就能完成的琐碎的工作最合适。Email Time是指上午11点-11点半，用来处理上午的收到的邮件，顺便调整下午的任务安排。
Home - 所有在家完成的行动
High Energy-需要集中精神完成的工作，比如阅读、学习 Brain Dead-不需要动脑筋的工作，比如家务活 XP-用到PC机，比如网银付款 家里和公司的生活有很大差别，因此主要根据精力来区分情境。
Errands - 外出的行动
Bank/ATM Supermarket Watson Ikea Exhibition Hall 外出的情境可以选择几个固定的地点，这是唯一一个我觉得符合GTD一口气完成同一情境下所有任务的特征的情境。
Omnipresent - 与地理位置无关，满足下面条件在任何地方都可以做的事情
IOS-ipad/iphone Online Phone Brain/Notebook-用脑子或者纸张进行的思考，推理等等 Omnipresent虽然说是与地理位置无关，其实实践下来，基本上是上下班路上，等车等飞机，排队等等场合。这些场合的特征就是工具有限，通常用到的也就是脑子、手机或者纸笔。
Delegate(暂停) - 分配给相关联系人的工作
这个情境很有用，在它下面尽可能列出会和你生活有交集的人，具体到名字更好，比如同事、父母、朋友等等，配合“跟踪”透视会有很强大的功能哦。